Неправителствените организации (НПО) играят изключително значима роля в обществото. Те работят в различни сфери, сред които социални услуги, образование, култура, опазване на околната среда, човешки права и много други.
Макар и дейността им да е с нестопанска цел, все пак НПО-тата в България са юридически лица и подлежат на същите законови задължения, както и търговските дружества, поне що се отнася до отчетност и спазване на регулациите.
Поради тази причина управлението на НПО налага да се потърсят услугите на счетоводна кантора, която има познания по отношение на по-специфичния подход в тази област.
Регистрация, отчетност и прозрачност
В България неправителствените организации могат да бъдат регистрирани като сдружения или фондации. Те могат да извършват стопанска дейност, но при определени условия.
В случая, основната им цел не трябва да е печалба, а реализиране на обществени каузи. Ето защо и воденето на счетоводство на НПО е малко по-различно от това на обикновена фирма.
Тук се изисква ясно разграничаване на дейностите, точност при осчетоводяване на това за какво са разходвани средства, както и стриктно отчитане пред финансиращите институции.
За НПО точната отчетност не е просто счетоводно изискване, а инструмент за изграждане на доверие. Донори, партньори и държавни органи трябва да виждат ясно как се използват средствата.
Прозрачността е ключът към устойчивостта и бъдещото финансиране. Дори и най-добронамерената организация може да загуби подкрепа, ако не поддържа стриктна финансова отчетност.
Особености на счетоводството при НПО
Счетоводството при НПО включва няколко специфични елемента, които не се срещат при традиционните търговски дружества.
- Безвъзмездни средства (грантове) – НПО често работят по проекти, финансирани от донори. Всеки проект изисква отделно проследяване на приходите и разходите, както и спазване на конкретни изисквания за отчитане;
- Дарения – Приходите от дарения следва да бъдат отразени ясно в счетоводството, като се прави разлика между парични и непарични дарения;
- Нестопанска и стопанска дейност – При наличие и на двете, е задължително водене на отделно счетоводство за всяка, както и правилно разпределяне на общите разходи;
- Резерви и фондове – Сдружения и фондации могат да заделят средства в резерви, които също трябва да се управляват и отчитат съгласно нормативната уредба.
Основни счетоводни услуги при НПО
За да функционира правилно една НПО и да отговаря на всички изисквания, то се нуждае от конкретни счетоводни услуги.
Трябва да се води текущо счетоводство и да се съставя годишен финансов отчет. Важно е да се изготвят специфични отчети по проекти и пред донори.
Извършва се обработка на даренията и целевите приходи, като кантората трябва да извършва при нужда консултации относно ДДС, осигуровки и данъчни задължения.
От счетоводната къща се очаква още изготвяне на годишните доклади за дейността, тъй като това се изисква от закона, а при одити и външни проверки се очаква да съдейства на управителите на НПО-то.
Изборът на счетоводна фирма трябва да се направи внимателно, като се заложи на кантора със знания и опит в работата с неправителствени организации (ако търсите счетоводна кантора в гр. София, която да води счетоводство на НПО, можете да потърсите съдействие на Contract.bg).
Често срещани грешки и рискове
Много неправителствени организации, особено в началните си години, допускат някои счетоводни грешки, които в последствие могат да доведат до санкции или загуба на финансиране.
Сред най-често срещаните са смесване на лични и организационни средства, а също и неправилно класифициране на приходите и разходите.
Не е рядкост да се окаже, че липсва важна документация, обосноваваща разходите по проектите, а при немарливост може да се стигне до пропускане на срокове за отчетност към Агенцията по вписванията или към финансиращи институции.
При извършване на стопанска дейност много НПО-та не знаят как правилно да водят отделно счетоводство, а това може да доведе до отнемане на финансиране или загуба на обществено доверие.
Законодателство и отчетност пред държавни и международни донори
Всяка НПО е длъжна ежегодно да подава отчет за дейността си в Търговския регистър, както и финансов отчет. Ако е регистрирана по ДДС или има служители, трябва да се подават и съответните данъчни декларации.
При работа с международни донори се изисква още по-строга отчетност, често на английски език, с ясно разписани бюджети, оправдателни документи и специфични формуляри. Неправилно подаден отчет може да доведе до необходимост от възстановяване на средствата.
Съвети за избор на счетоводни услуги за НПО
При избор на счетоводна кантора за водене на счетоводство на НПО е препоръчително да се намери фирма с опит в сектора.
Попитайте дали кантората е работила по подобни проекти и се уверете, че разбират изискванията на донорите.
Обсъдете възможностите за изготвяне на отчети на чужд език и договорете ясно отговорностите и сроковете, които трябва да се спазват. Изисквайте прозрачност по отношение на таксите и услугите.
Как да се избегнат глоби
За да избегнете глоби, поддържайте изрядна своята документация. Консултирайте се със счетоводител и юрист при всеки нов проект.
Не подценявайте прозрачността и изрядното водене на административната част от дейността, тъй като тя е основа на доверието към вашето НПО.
Изпълнявайте задълженията си в срок и организирайте редовни обучения за екипа относно базовите финансови принципи, по които искате да се ръководи организацията.
